Il costo di un service audio video per eventi in genere varia in base alla tipologia di evento, un piccolo meeting aziendale avrà un costo più contenuto piuttosto che una convention con ledwall, streaming e regia multicamera.
In questa guida spieghiamo le voci che compongono un preventivo professionale e indichiamo quali fattori fanno salire o scendere il prezzo in modo significativo. L’obiettivo è aiutarti a valutare i preventivi che ricevi con criteri tecnici, non solo guardando il totale.
Configurazioni ipotetiche con un service audio video per tipologia di evento
Queste sono alcune configurazioni che riscontriamo nella nostra attività, riferiti a un service per eventi completo (trasporto, montaggio, assistenza tecnica live, disallestimento). Per location fuori regione o con accessibilità complessa, le richieste tendono a variare.
| Tipo di evento | Configurazione ipotetica |
| Meeting / riunione aziendale | Sistema audio compatto + microfoni + monitor + lavagna touch + telecamere integrate + soundbar |
| Convegno / presentazione | Line array medio + ledwall o telo di proiezione + regia base + palco modulare + proiettore |
| Congresso / convention | Line array + ledwall custom + streaming + regia + palco modulare |
| Lancio prodotto / showroom | Ledwall curvo + regia multicamera + luci + impianto audio completo + palco modulare |
| Evento outdoor con palco | Ledwall outdoor + palco modulare + line array medio + luci scenografiche |
| Solo noleggio attrezzature | Senza tecnico (autogestito dal cliente) |
Cosa include un preventivo professionale
Un preventivo trasparente deve separare le voci in modo esplicito. Queste sono solo alcune delle componenti standard di un preventivo esemplificativo:
| Voce | Cosa comprende |
| Noleggio/ Vendita attrezzature | Tutte le apparecchiature specificate nel progetto tecnico |
| Trasporto | Andata e ritorno dalla nostra sede alla location |
| Montaggio | Installazione, cablaggio, configurazione |
| Prova tecnica / soundcheck | Test completo prima dell’inizio dell’evento |
| Assistenza tecnica live | Presenza tecnico per tutta la durata dell’evento |
| Disallestimento | Smontaggio e carico al termine |
| Dichiarazione di Conformità | D.M. 37/2008 lettere A e B — dove richiesta |
| Sopralluogo | Gratuito, può esserci un costo di trasferta se molto distante, ma valutiamo in base alla situazione |
| Progetto tecnico in pianta | Su richiesta per eventi complessi |
I fattori che fanno salire il prezzo
Non tutti i fattori di costo sono immediatamente visibili in fase di briefing. Questi sono quelli che incidono di più sul preventivo finale:
- Dimensione della location e numero di partecipanti: più persone = impianto più potente e strutturato, più microfoni, più personale
- Presenza di streaming live: richiede encoder video dedicato, connessione internet stabile (spesso garantita con SIM dedicata), operatore regia streaming
- Regia multicamera: ogni telecamera aggiuntiva richiede un operatore o un sistema di gestione automatica
- Ledwall di grande formato: montaggio più lungo, strutture di supporto più complesse, più tecnici
- Location con difficoltà acustiche (soffitti riflettenti, forma irregolare): richiedono processori DSP e configurazioni audio più elaborate
- Accessibilità della location: piano alto senza montacarichi, accesso limitato negli orari, percorsi complicati per il trasporto
- Subappalto a fornitori terzi: un service senza magazzino proprio introduce costi di margine e rischi di disponibilità
Noleggio attrezzature o service audio video completo: quando conviene cosa
Il noleggio puro delle attrezzature (senza tecnico) ha costi inferiori rispetto al service completo, ma trasferisce sul cliente la responsabilità del montaggio, del soundcheck e della gestione degli imprevisti.
È una scelta ragionevole solo se il cliente dispone di personale tecnico interno qualificato. Per qualsiasi evento aziendale con pubblico, il service audio video completo è la scelta corretta per tre ragioni: qualità del risultato garantita, gestione degli imprevisti in tempo reale, e conformità normativa degli impianti (D.M. 37/2008).
Puoi approfondire la differenza tra service e noleggio nella nostra guida completa al service per eventi aziendali
Come leggere e confrontare i preventivi: 5 criteri
Quando confronti più preventivi di service, non guardare solo il totale. Verifica:
- Le voci sono dettagliate o il preventivo ha solo un totale? Un preventivo professionale spiega ogni voce.
- Il servizio include il tecnico per tutta la durata dell’evento o solo per il montaggio?
- Le attrezzature elencate sono di proprietà del service o subappaltate? Chiedi esplicitamente.
- Il preventivo prevede la Dichiarazione di Conformità D.M. 37/2008 per gli impianti? È obbligatoria per eventi con pubblico.
- È previsto un sopralluogo prima del preventivo definitivo? Un service professionale non preventiva senza aver visto la location.
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FAQ — Domande più frequenti sui costi di un service audio video
Quanto costa in linea di massima un service audio per un evento?
Il costo di un service per eventi dipende da diversi fattori: la scala dell’evento, le tecnologie richieste, la durata e la complessità dell’allestimento. Ogni progetto riceve un preventivo su misura, dettagliato e gratuito.
Il sopralluogo è a pagamento?
Il sopralluogo è generalmente gratuito entro determinate situazioni, ad esempio se richiesto un trasferimento lungo si discute in fase iniziale.
È possibile avere solo i microfoni senza l’impianto?
Sì. Offriamo anche forniture parziali per il noleggio: solo microfoni wireless, solo il ledwall, solo l’impianto audio. Se la location ha già alcune attrezzature fisse, integriamo le nostre con quelle esistenti, riducendo i costi.
Il prezzo cambia se l’evento è fuori dalla Lombardia?
La distanza è uno dei fattori che incide in maniera rilevante sul prezzo, ovviamente tutto dipende comunque dalla tipologia di servizio che si richiede.
Esistono delle richieste minime per il service?
No, in linea di massima non esistono delle richieste minime per il nostro service per eventi.
