Un allestimento eventi professionale non inizia il giorno del montaggio. Inizia settimane prima, con un sopralluogo, un progetto tecnico e una serie di decisioni che, se prese bene, rendono invisibile tutto il lavoro che c’è dietro.
In questo articolo raccontiamo esattamente come lavoriamo noi di Lowill: dalla prima telefonata fino al disallestimento, con tutti i passaggi intermedi che spesso chi organizza un evento non conosce ma che fanno la differenza tra un allestimento eventi professionale che funziona e uno che crea problemi.
Il nostro punto di partenza è il Metodo Lowill: un approccio strutturato in tre fasi — consulenza e progettazione, realizzazione e installazione, formazione e assistenza — che applichiamo a ogni progetto indipendentemente dalla dimensione. Che si tratti di un evento per 50 persone in una sala meeting o di una convention aziendale per 500 partecipanti, il processo è lo stesso. Cambia la scala, non il metodo.
Fase 1: il primo contatto e la raccolta delle esigenze
Il processo inizia con una conversazione. Quando un cliente ci contatta, che sia per un evento aziendale, un convegno, una presentazione di prodotto o un allestimento showroom, la prima cosa che facciamo non è mandargli un preventivo standard. È capire cosa vuole ottenere.
Le domande che poniamo in questa fase sono sempre le stesse: che tipo di evento è? Quanti partecipanti sono previsti? Qual è la location e la sua conformazione (dimensioni, soffitto, acustica, disponibilità di corrente)? C’è bisogno di streaming o riprese video? L’evento è in interno o in esterno? Qual è il budget orientativo?
Questa raccolta di informazioni non è una formalità: è il materiale con cui costruiamo la proposta tecnica. Un cliente che non sa ancora esattamente cosa vuole troverà in questa fase un interlocutore che lo aiuta a chiarirsi le idee. Un cliente che ha già un brief dettagliato otterrà una risposta più rapida e precisa.
Fase 2: sopralluogo e progettazione tecnica
Prima di proporre qualsiasi attrezzatura, andiamo a vedere la location. Il sopralluogo è il momento in cui trasformiamo le informazioni raccolte in decisioni tecniche concrete.
In questa fase valutiamo: la disposizione degli spazi e i possibili punti di installazione per gli speaker; la qualità acustica dell’ambiente (una sala con pareti riflettenti richiede una configurazione audio diversa da una con materiali fonoassorbenti); la disponibilità di alimentazione elettrica e le sue caratteristiche; le possibili interferenze con altri impianti già presenti; le normative applicabili — in particolare il D.M. 37/2008 sugli impianti elettrici temporanei e, per gli eventi con palco, il Decreto Palchi (D.I. 22 luglio 2014) che regolamenta la sicurezza nelle installazioni scenotecniche. Ogni impianto temporaneo deve essere accompagnato da una Dichiarazione di Conformità rilasciata da tecnici abilitati: è una condizione che noi di Lowill soddisfiamo sistematicamente, e che non tutti i service garantiscono.
Il risultato del sopralluogo è un progetto tecnico: un documento che specifica le attrezzature, i punti di installazione, i cablaggi, i tempi e il personale necessario. Questo progetto è anche la base del preventivo finale.
Fase 3: il preventivo e la conferma
Il preventivo che consegniamo dopo il sopralluogo non è una lista di prezzi: è un documento tecnico che descrive punto per punto cosa installiamo, dove, come e perché. Ogni voce ha una motivazione tecnica.
Questo approccio ha un vantaggio pratico per il cliente: può confrontare proposte diverse capendo cosa sta comprando in ciascuna, non solo guardando il prezzo totale. Un preventivo con un impianto PA correttamente dimensionato per 300 persone non è comparabile con uno che propone una cassa attiva da ristorante per lo stesso numero di partecipanti.
Disponiamo di un magazzino di proprietà: questo significa che le attrezzature che inseriamo nel preventivo sono realmente disponibili, non dipendono da subappalti a fornitori terzi che potrebbero avere imprevisti. È uno degli elementi del Metodo Lowill che incide direttamente sulla affidabilità dell’intervento.
Fase 4: il montaggio — quanto tempo prima e come si organizza
Il montaggio è la fase più visibile ma, se il progetto tecnico è fatto bene, anche la più prevedibile. I tempi dipendono dalla complessità dell’installazione.
Per un evento aziendale di media dimensione (100-200 partecipanti, sala conference con impianto audio, proiezione e illuminazione scenica), il montaggio richiede in genere 4-6 ore. Per allestimenti complessi con ledwall, impianti di linea, sistemi di regia multicamera e strutture di illuminazione, il montaggio può richiedere un giorno intero o più, e in questi casi coordiniamo l’ingresso nella location con l’organizzatore dell’evento.
Tutti i nostri tecnici operano in conformità con le norme di sicurezza sul lavoro previste dal D.Lgs. 81/2008. Per gli eventi con installazioni scenotecniche rilevanti, gestiamo anche la documentazione richiesta dalla Commissione di Vigilanza per la Pubblica Sicurezza.
Fase 5: l’assistenza tecnica live durante l’evento
Uno degli errori più comuni di chi organizza un evento è pensare che il service si concluda con il montaggio. L’assistenza tecnica durante l’evento è spesso la parte più critica.
Noi di Lowill garantiamo la presenza di almeno un tecnico per tutta la durata dell’evento. Questo tecnico gestisce in tempo reale: il mix audio in sala e sui monitor (se presenti), le transizioni video tra le presentazioni, le variazioni di illuminazione nelle diverse fasi dell’evento, eventuali imprevisti tecnici.
In occasione dell’evento The North Face Ultra-Trail du Mont-Blanc, uno degli appuntamenti sportivi outdoor più complessi che abbiamo gestito per il brand, la presenza tecnica continuativa è stata fondamentale per adattare l’impianto alle condizioni atmosferiche variabili e alle diverse postazioni di ripresa previste dal programma. Per Schneider Electric, invece, in occasione di un evento presso la sede di Venaria Reale (TO), abbiamo gestito una configurazione con più sale in contemporanea, coordinando audio e video in modo sincronizzato tra spazi diversi.
Fase 6: il disallestimento e il debriefing
Dopo l’evento, smontare rapidamente e lasciare la location nelle stesse condizioni in cui l’abbiamo trovata è una parte del servizio che spesso non viene menzionata ma che chi organizza eventi apprezza enormemente — soprattutto quando la location ha già un altro evento il giorno dopo.
Il disallestimento richiede generalmente la metà del tempo del montaggio. Al termine, quando il progetto lo prevede, facciamo un debriefing con il cliente: cosa ha funzionato, cosa potrebbe essere migliorato per la prossima edizione, quali attrezzature hanno risposto meglio alle aspettative.
Questa fase chiude il ciclo del Metodo Lowill — formazione e assistenza — e getta le basi per il progetto successivo. Non a caso, la maggior parte dei nostri clienti è fidelizzata: Porsche, Armani, Volvo Trucks, Aperol e The North Face ci hanno affidato più eventi nel tempo, non uno soltanto.
Quanto dura il processo dall’inizio alla fine?
Per un evento di media complessità, il processo completo — dal primo contatto alla consegna della documentazione post-evento — si sviluppa in questo modo:
| Fase | Tempo indicativo |
|---|---|
| Primo contatto e raccolta esigenze | 1-3 giorni |
| Sopralluogo | Da concordare, tipicamente entro 1 settimana |
| Progettazione e preventivo | 3-5 giorni lavorativi |
| Conferma e pianificazione | Da concordare con il cliente |
| Montaggio | 4 ore – 2 giorni (in base alla complessità) |
| Assistenza live | Durata dell’evento |
| Disallestimento | 2-4 ore |
Per un allestimento eventi professionale più complesso o con location particolari, consigliamo di avviare il processo almeno 3-4 settimane prima della data. Per grandi convention o eventi outdoor strutturati, il tempo ideale è 6-8 settimane.
Perché scegliere Lowill per il tuo prossimo evento
Lowill è una società di Lorenzi Group con sede a Ciserano (BG), operativa 365 giorni l’anno. Abbiamo allestito eventi per più di 45 grandi brand. Disponiamo di magazzino proprio, personale tecnico interno qualificato e un metodo di lavoro strutturato che elimina le sorprese dell’ultimo momento. Se stai pianificando un evento in Lombardia o altrove in Italia, contattaci: il primo confronto è gratuito e senza impegno.
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FAQ – Domande frequenti sul nostro allestimento eventi professionale
Quanto tempo prima devo contattare il service per prenotare?
Per eventi di media complessità, 3-4 settimane prima sono sufficienti. Per grandi convention o allestimenti outdoor strutturati, consigliamo 6-8 settimane di anticipo per avere il tempo di fare il sopralluogo, progettare e confermare tutto con margine.
Il service si occupa anche delle pratiche burocratiche per l’evento (SIAE, permessi, TULPS)?
Noi gestiamo la documentazione tecnica relativa agli impianti (Dichiarazione di Conformità ai sensi del D.M. 37/2008). Le pratiche di pubblica sicurezza (TULPS, SIAE) sono invece responsabilità dell’organizzatore dell’evento, che deve presentarle al Comune competente.
È possibile noleggiare solo parte delle attrezzature senza il service completo?
Sì. Oltre al service completo con assistenza tecnica, offriamo anche il noleggio di singole attrezzature (ledwall, videoproiettori, impianti audio). In questo caso il cliente gestisce autonomamente il montaggio e l’operatività.
Il servizio copre anche eventi fuori dalla Lombardia?
Sì. Abbiamo realizzato eventi in Piemonte (Schneider Electric a Venaria Reale), a Parigi (Martinelli Ginetto al Paris Déco Off) e in altri contesti.
